آؤٹ لک (Outlook) میں بھیجی گئی ای میل کو کیسے ریکال کریں؟

 

Microsoft Outlook میں بھیجی گئی ای میل کو واپس لینے (Recall) کا طریقہ

اکثر ایسا ہوتا ہے کہ ای میل بھیجنے کے فوراً بعد احساس ہوتا ہے کہ اس میں کوئی غلطی رہ گئی ہے یا وہ غلط شخص کو بھیج دی گئی ہے۔ خوش قسمتی سے، اگر آپ Microsoft Outlook استعمال کر رہے ہیں تو ایک مفید فیچر "ای میل ریکال (Recall)" کے ذریعے آپ بھیجی گئی ای میل کو واپس لے سکتے ہیں — تاہم، اس کے لیے کچھ شرائط کا پورا ہونا ضروری ہے۔

ای میل ریکال کے لیے ضروری شرائط:

• آپ اور وصول کنندہ دونوں کا ای میل اکاؤنٹ Microsoft Exchange Server پر ہونا چاہیے۔

• وصول کنندہ نے ابھی تک وہ ای میل نہ کھولی ہو۔

• آپ Outlook کی ڈیسک ٹاپ ایپلیکیشن استعمال کر رہے ہوں (یہ فیچر موبائل یا ویب ورژن میں دستیاب نہیں)۔

• وہ ای میل آپ کے Sent Items فولڈر میں موجود ہو۔

آؤٹ لک میں ای میل ریکال کرنے کا طریقہ:

1. Microsoft Outlook کھولیں۔

2. بائیں مینو سے Sent Items پر جائیں۔

3. جس ای میل کو واپس لینا چاہتے ہیں، اس پر ڈبل کلک کریں تاکہ وہ نئی ونڈو میں کھلے۔

4. اوپر موجود Message ٹیب پر کلک کریں، پھر Actions پر جائیں۔

5. Actions مینو سے "Recall This Message" منتخب کریں۔

6. ایک ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا جس میں دو آپشنز ہوں گے:

   • Delete unread copies of this message

   • Delete unread copies and replace with a new message

   اپنی ضرورت کے مطابق کوئی ایک آپشن منتخب کریں اور OK پر کلک کریں۔

7. اگر چاہیں تو، آپ ریکال کی کامیابی یا ناکامی کی اطلاع کے لیے نوٹیفکیشن کا انتخاب بھی کر سکتے ہیں۔

اگر ریکال ناکام ہو جائے تو کیا کریں؟

اگر ای میل ریکال کامیاب نہ ہو تو فوری طور پر ایک وضاحتی فالو اپ ای میل بھیجیں، جس میں معذرت اور درست معلومات فراہم کی جائیں۔ یہ آپ کے پروفیشنل رویے کو ظاہر کرتا ہے اور ممکنہ غلط فہمی کو ختم کرنے میں مدد دیتا ہے۔